3 astuces pour gagner du temps au travail

Cet article participe à l’évènement interblogueurs 3 astuces pour gagner du temps, organisé par Hélène du blog Coach Relax.

 

À cette occasion, voici les 3 astuces que j’utilise pour gagner du temps au travail :

 

1 / N’acceptez pas de faire le travail des autres

 

L’opération est très simple, plus vous acceptez de faire le travail des autres, moins de temps vous aurez pour faire le votre et moins de temps vous aurez pour vous.

Avec la réduction générale des effectifs dans tous les secteurs d’activités, ce conseil devrait être suivi dès la phase d’embauche. Demandez les tâches qui incombent au poste auquel vous postulez. Si la liste n’en finit pas, il est évident qu’il s’agit d’un poste auparavant occupé par 2 personnes voir plus… Dans ce cas, fuyez pendant qu’il en est encore temps !

Demandez toujours la fiche de poste à votre arrivée, vous connaitrez précisément les tâches qui seront les vôtres et donc les limites à ne pas dépasser.

Une fois en poste n’acceptez pas de faire telle ou telle tâche si elle n’est pas dans vos attributions. Ce genre d’attitude « bonne poire » se sait très vite. Vos collègues ou même votre patron seront à qui demander quand ils auront quelque chose à refiler ! C’est un cercle vicieux. Si vous n’acceptez jamais rien, personne ne vous en voudra de refuser quoique se soit. Alors que si vous avez l’habitude d’accepter, il suffira d’un refus pour que vous soyez aussitôt mal vu.

N’acceptez que si vous avez vous-même dans l’optique de demander quelque chose à faire à cette personne. Il s’agira alors d’un échange de bons procédés.

Pour ne pas être forcé d’accepter ou être mis au pied du mur, il faut toujours donner l’impression que l’on est occupé. Je dis bien occupé, pas surchargé. Car avoir l’air surchargé c’est envoyer en permanence le message que l’on se noie dans un verre d’eau, que l’on n’est pas capable d’assumer son poste.

En gardant uniquement vos tâches, vous pourrez faire votre travail sereinement et au fil du temps trouver des moyens d’optimisation de ces tâches pour gagner du temps pendant votre journée de travail.

 

 

2 / Déléguez, faites confiance

 

Dans un travail, il y a toujours des périodes plus intenses que d’autres. Des tâches avec un timing difficile à respecter. Ou bien vous avez un poste de manager qui nécessite de répartir des tâches entre plusieurs personnes.

Dans ces cas-là, n’hésitez pas à déléguer, à faire confiance aux personnes qui vous entourent.

Vous gagnerez beaucoup de temps en déléguant et en ne revérifiant pas systématiquement tous dans les moindres détails du travail effectué. Sans même parler du stress que vous vous épargnerez !

Non vous n’êtes pas le meilleur de la terre, le plus productif, le plus minutieux, le plus performant, celui qui « sait »… D’autres personnes que vous sont tout à fait capables de faire du bon boulot. Ne pas déléguer et ne pas faire confiance vous prend non seulement tout votre temps, mais aussi envoi un message très négatif. Les personnes ne se sentent pas considérées et sont démotivées ou elles ne font pas d’efforts, car elles savent pertinemment que leur travail sera revérifié. Quand vous donnez votre entière confiance à quelqu’un, cette personne soulèvera des montagnes pour ne pas vous décevoir et vous développerez de nouvelles capacités individuelles comme collectives dans l’équipe.

Quel temps gagné et quelle énergie épargnée au quotidien !

 

 

3 / Travaillez en batch

 

Travaillez en batch signifie : attendre d’avoir amassé assez de tâches identiques pour les effectuer toutes en même temps. On gagne ainsi en rapidité d’exécution et en automatisation des tâches. C’est une technique de travail bien connue dans l’industrie. Pour prendre l’exemple le plus utilisé, les entreprises ont des horaires de départ de messages informatiques pour leurs commandes. On appelle cela des batchs, toutes les commandes arrivent en même temps, elles ne sont pas réalisées au fil de l’eau. C’est un gain de productivité.

Vous pouvez appliquer cette méthode avec certaines de vos tâches afin de gagner du temps. Analysez chacune de vos tâches, décomposez-les et planifiez-les en batch.

Par exemple, si vous devez enregistrer du courriez ou des chèques dans un logiciel, au lieu d’interrompre votre travail dès que vous recevez un courrier ou un chèque, mettez les de côté et attendez d’en avoir un tas conséquent pour procéder à l’enregistrement. Même chose pour la gestion des mails. Réservez une plage de temps qui sera dédiée à cette tâche.  Ainsi, vous organiserez et optimiserez davantage votre temps, ce qui permettra de vous libérer du temps pour vous !


Mettez en place et appliquez chaque jour ces 3 astuces pour gagner du temps au travail. Vous constaterez automatiquement un gain de temps. De plus, le gain de temps grandira à mesure que vous maitriserez votre poste de travail.

Vous parviendrez à vos fins quelle qu’elles soient. À vous de voir si vous souhaitez profiter de ce temps dégagé pour vos projets personnels ou pour vos projets professionnels.

 

Et n’oubliez pas, on a toujours le choix de considérer que le temps passe trop vite ou non ! Question d’autoconditionnement, changez votre perception du temps.

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Commentaires

  1. Edwige, j’approuve l’essentiel de ce bon article.

    En particulier le travail en batch qui augmente autant la productivité qu’il réduit le stress.

    Curieusement, il n’est pas toujours mis en pratique…enfin…ça c’était avant de lire l’article !

    Très bonne année 2013.

  2. Bonjour !
    Je n’aurais pas pu dire mieux !
    Ne pas accepter le travail des autres, je connais ça sous la métaphore de ne pas accepter les singes (ceux qui grimpent sur vos épaules chaque fois que vous acceptez une nouvelle tâche).

    Déléguer : ce n’est pas donné à tout le monde.

    Travailler en lot : c’est efficace, car ce qui bouffe du temps c’est le switch entre deux contextes.
    Michel de Changer-Gagner Articles récents…Gagner l’indépendance financière à partir de rienMy Profile

  3. Bonjour,
    je connaissais les 2 premières astuces mais pas la troisième,
    Je vais voir comment je peux l’appliquer à mon travail.
    Merci et au plaisir
    Nadia

  4. Bonjour Edwige,

    Je suis tout à fait d’accord avec toi et je dirais même que cela marche aussi hors du travail.

    Si je ne sais pas trop déléguer, j’ai fait des efforts pour ne pas faire le travail des autres, en particulier celui de mes enfants(selon les conseils d’un pédopsychiatre), vous savez? ranger la chambre, mettre le linge au sale… quitte à ce que leur chambre soit vraiment en désordre. Avant, je cédais toujours maintenant, quand j’en ai assez, je prends le balai et je réunis tout en tas à l’entrée de leur chambre.

    Quant au travail en batch (dont je ne connaissais pas le terme), il fait gagner beaucoup de temps sur les trajets en voiture ou à pied. Il suffit de profiter de devoir aller dans une zone particulière pour faire au passage toutes les tâches que l’on faisait traîner: aller à la Poste, passer à la pharmacie, rapporter les livres à la bibliothèque…

    1. C’est vrai ces astuces peuvent s’appliquer au quotidien et même pour les enfants!
      Pour les trajets, je fais des listes et du coup ils sont toujours rentabilisés.

  5. Merci pour les conseils.
    Je trouve juste un peu étrange de ne pas accepter de faire le travail des autres mais pour se faire un peu de temps on se permet de le donner à quelqu’un, il ne faut pas être égoïste quand même !!
    aquarium Articles récents…Guppy sauvageMy Profile

    1. Je voulais dire par là qu’il ne faut pas se laisser « bouffer » par des collègues qui n’hésitent pas à prendre le pli de faire faire leur travail par les autres ou que votre supérieur vous fasse faire le boulot d’un autre (pour le même prix!). Après se sont des habitudes délicates à changer.
      Mais le partage est le gros point positif du travail, on peut très bien partager en s’aidant mutuellement dans le boulot.

    • Antoine
    Répondre

    Bonjour Edwige

    Merci pour ces conseils, je ne connaissais pas le travail en batch ! Et je suis d’accord avec vous, bien déléguer c’est important. Perso je suis toujours à la recherche de méthodes et d’outils qui permettent de gagner du temps. Je travaille la plupart du temps avec mon iPad et j’ai découvert une app très pratique, Beesy, qui utilise la méthode GTD. L’application a plein de fonctionnalités : prendre des notes structurées, de générer un CR en un clic, de déléguer les tâches aux bonnes personnes et gérer mes objectifs et mes projets, tout ça en une seule app. Ça vaut le coup de le partager car c’est un véritable outil qui permet de gagner du temps !! Vous pouvez vous renseigner ici http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/

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